Recrur Services OÜ (turpmāk tekstā – Recrur) ir personas datu atbildīgais pārzinis. Turpmākajā tekstā sniegsim skaidrojumu, kā mēs veicam personas datu apstrādi.
Apstrādājot personas datus, balstāmies uz vispārīgo datu aizsardzības regulu un iespējamiem specifiskajiem likumiem.
Mūsu datu aizsardzības speciāliste ir Marita Alaveli (Marit Alaväli), kuras e-pasta adrese ir support@recrur.com.
I Jēdzieni
Lai paziņojumi par privātumu būtu skaidri un nepārprotami, izskaidrosim dažus no svarīgākajiem privātuma paziņojumos ietvertajiem jēdzieniem.
- Datu subjekts – fiziska persona, kuras personas datus apstrādā Recrur. Datu subjekti ir atkārtoti klienti, rēķinu maksātāji, pilnvarotie un juridiskie pārstāvji un pieprasījumu iesniedzēji (piemēram, potenciālie klienti, Recruri klientu kandidāti).
- Personas dati – jebkura informācija par identificētu vai identificējamu fizisku personu (“datu subjektu”). Identificējama fiziska persona ir persona, kuru var tieši vai netieši identificēt, jo īpaši pamatojoties uz tādu identifikācijas pazīmi kā, piemēram, vārds, uzvārds, personas kods, ziņas par atrašanās vietu, tīkla identifikators, vai pamatojoties uz šīs fiziskās personas vienu vai vairākām fiziskām, fizioloģiskām, ģenētiskām, garīgām, ekonomiskām, kultūras vai sociālām pazīmēm.
- Klients – juridiska persona, kas izmanto Recrur pakalpojumus vai ir izteikusi vēlmi izmantot Recrur pakalpojumus (potenciālais klients) vai iepriekš ir bijusi Recrur pakalpojumu lietotājs (bijušais klients).
- Klientu kandidāti – fiziska persona, kas Recrur klientam iesniedz ar kandidēšanu saistītus datus, izmantojot Recrur piedāvāto platformu.
- Klienta pilnvarotais pārstāvis – fiziska persona, kas pārstāv datu subjektu uz pilnvarojuma pamata.
- Klienta likumiskais pārstāvis – juridiskas personas valdes vai to aizstājošas institūcijas valdes loceklis, kas ir fiziska persona.
- Cits nejaušs kontakts – fiziska persona, kas nav klienta attiecībās ar Recrur (piem., rēķina maksātājs, pieprasījuma iesniedzējs).
- Sadarbības partneri – fiziskas vai juridiskas personas vai iestādes, ar kurām uzņēmējdarbības ietvaros tiek apstrādāti personas dati vai kuriem dati tiek nodoti. Saskaņā ar šo dokumentu sadarbības partneri ir personas datu saņēmēji, pilnvarotie apstrādātāji un trešās personas.
- Personas datu saņēmējs – fiziska vai juridiska persona, kurai personas datu apstrādes ietvaros tiek nodoti dati.
- Pilnvarotie apstrādātāji – fiziska vai juridiska persona, kuru Recrur ir pilnvarojis apstrādāt Recrur pārvaldītos personas datus.
- Trešā persona – fiziska vai juridiska persona, publiskā sektora iestāde, dienests vai institūcija, izņemot datu subjektu, atbildīgo pārzini, pilnvaroto apstrādātāju un personas, kuras var apstrādāt personas datus tiešā atbildīgā pārziņa vai pilnvarotā apstrādātāja pakļautībā.
- Platforma – Recrur pārvaldītās tīmekļa vides: mājaslapa https://recrur.ee/, personāla atlases programmatūras pašapkalpošanās vide https://app.recrur.com/login?lang=et_EE.
| Mērķis | Darbība | Tiesiskais pamats | Datu iesniegšanas pamats | Datu nesniegšanas sekas | Uzglabāšanas periods |
| Pārdošana | – Pārdošanas piedāvājumu sūtīšana – Pirmslīguma pārrunas | – Leģitīmās intereses: uzņēmuma apgrozījuma palielināšana | Datu iesniegšana ir brīvprātīga | Pārdošanas piedāvājuma neiesniegšana un ierobežojumi, veicot pirmslīguma pārrunas | 3 gadi no vai pēc piedāvājuma nosūtīšanas |
| Līguma noslēgšana un izbeigšana | – Līguma noformēšana – Līguma parakstīšana | – Leģitīmās intereses: uzņēmuma tiesību aizsardzība | Nepieciešamā prasība līguma noslēgšanai | Nespēja sniegt pakalpojumu | 3 gadi no līguma izbeigšanas |
| Klientu apkalpošana | – Lietotāju kontu izveide | – Datu apstrāde, kas nepieciešama līguma noslēgšanai pēc datu subjekta pieprasījuma un līguma izpildei | No līguma izrietošās saistības | Netiek izveidoti lietotāju konti | 14 dienas no līguma izbeigšanas |
| Norēķināšanās | – Rēķinu sastādīšana – Rēķinu izsniegšana | – Datu apstrāde, kas nepieciešama līguma noslēgšanai pēc datu subjekta pieprasījuma un līguma izpildei | No līguma izrietošās saistības | Nespēja sniegt pakalpojumu | 7 gadi no tā saimnieciskā gada beigām, kad darījums saskaņā ar dokumentu tika iekļauts grāmatvedības reģistrā |
| Mārketings | – Vebināru/semināru organizēšana – Vēstkopu sūtīšana – Sociālo mediju izmantošana | – Leģitīmās intereses: uzņēmuma apgrozījuma palielināšana; – Datu subjekta piekrišana | Datu iesniegšana ir brīvprātīga | Nespēja saņemt Recrur piedāvāto reklāmas saturu/nespēja piedalīties vebināros; nespēja saņemt vēstkopas | 1–3 gadi |
| Personas datu pārvaldība | – Personas datu labošana | – No likuma izrietošo saistību izpilde – datu apstrāde, kas nepieciešama līguma noslēgšanai pēc datu subjekta pieprasījuma un līguma izpildei | No līguma izrietošās saistības | Līguma izpilde var tikt kavēta | 3,5 gadi no līguma izbeigšanas |
| Datu aizsardzības nodrošināšana | – Atbildēšana uz datu pieprasījumiem | – No likuma izrietošo saistību izpilde | Datu iesniegšana ir brīvprātīga | Uz pieprasījumu var tikt kavēta atbilde | 3,5 gadi no līguma izbeigšanas |
| Sīkdatņu izmantošana | – Sīkdatņu saglabāšana | – Leģitīmās intereses: mājaslapas darbības nodrošināšana; – Datu subjekta piekrišana | Datu iesniegšana ir brīvprātīga | Mājaslapas lietošana var būt ierobežota | Kā norādīts sīkdatņu politikā |
Recrur nodrošina personas datu apstrādes likumību un par ļoti svarīgu uzskata personas datu konfidencialitāti un personas datu aizsardzību. Recrur mērķis ir nodrošināt atbildīgu personas datu apstrādi, pamatojoties uz datu subjekta interesēm, tiesībām un brīvībām.
Precīzs Recrur apstrādājamo personas datu apjoms ir atkarīgs no personas datu apstrādes mērķa. Recrur vāc personas datus tikai noteiktiem un likumīgiem mērķiem un vēlāk tos neapstrādā veidā, kas ir pretrunā ar šiem mērķiem.
Turpmākajā tekstā sniegsim nepieciešamo informāciju par personas datu apstrādes mērķiem un darbībām, pamatojoties uz to, vai dati ir saņemti no klienta, ir radušies klienta un Recrur sadarbības laikā, vai ir saņemti no trešās personas.
II Apstrādes darbības ar datiem, kas saņemti no datu subjekta
Šeit sniedzam pārskatu par mērķiem un darbībām, kurām mēs ievācam personas datus no datu subjekta, uz kāda tiesiskā pamata mēs tos apstrādājam un cik ilgi mēs šos datus glabājam. Tāpat vēršam uzmanību uz to, vai personas datu sniegšana ir no tiesību akta vai līguma izrietoša saistība vai līguma noslēgšanai nepieciešama prasība un kādas ir datu nesniegšanas sekas.
III Apstrādes darbības ar datiem, kas radušies Recrur un klienta sadarbības gaitā vai kurus Recrur ir saņēmis no trešās puses
Papildus tam, ka apstrādājam no datu subjekta saņemtos datus, dati par datu subjektu rodas arī sadarbības laikā. Datus saņemam arī no trešajām personām.
Šeit sniedzam pārskatu, kādiem mērķiem un darbībām un uz kāda tiesiskā pamata apstrādājam personas datus, kas radušies sadarbības laikā vai kurus esam saņēmuši no trešās personas. Turklāt vēršam uzmanību uz to, kādus personas datus mēs apstrādājam un cik ilgi mēs šos datus glabājam.
| Mērķis | Darbība | Tiesiskais pamats | Personas datu veidi | Personas datu avots | Uzglabāšanas periods |
| Norēķināšanās | – Maksājumu sasaiste ar klientu | Datu apstrāde, kas nepieciešama līguma noslēgšanai pēc datu subjekta pieprasījuma un līguma izpildei | Rēķina rekvizīti, rēķina maksātāja dati | Uzņēmuma sistēma | 7 gadi no tā saimnieciskā gada beigām, kad darījums saskaņā ar dokumentu tika iekļauts grāmatvedības reģistrā |
| Līguma noslēgšana un izbeigšana | – Līguma izbeigšana | Datu apstrāde, kas nepieciešama līguma noslēgšanai pēc datu subjekta pieprasījuma un līguma izpildei | Vārds, e-pasta adrese | Uzņēmuma sistēma | 3 gadi no līguma izbeigšanas |
| Līgumu pārvaldība | – Līgumu arhivēšana | Leģitīmās intereses: uzņēmuma tiesību aizsardzība | Vārds, e-pasta adrese, līguma rekvizīti | Uzņēmuma sistēma | 3 gadi no līguma izbeigšanas |
| Pakalpojuma kvalitātes uzlabošana | – Atsauksmes lūgšana | Leģitīmās intereses: klientu apmierinātības nodrošināšana | E-pasta adrese | Uzņēmuma sistēma | 1 gads kopš atsauksmes lūgšanas |
| Pakalpojuma sniegšana | – Personāla atlases kampaņu veikšana sociālajos medijos – Karjeras lapas izveide – Karjeras lapas pārvaldība – Personāla atlases audits/konsultācijas | Datu apstrāde, kas nepieciešama līguma noslēgšanai pēc datu subjekta pieprasījuma un līguma izpildei | Vārds, e-pasta adrese | Uzņēmuma sistēma | 3 gadi no līguma izbeigšanas |
| Klientu apkalpošana | – Lietotāju kontu pārvaldība – Lietotāju kontu dzēšana – Klientu pārstāvju apmācība – Tehniskās konsultācijas | Datu apstrāde, kas nepieciešama līguma noslēgšanai pēc datu subjekta pieprasījuma un līguma izpildei | Vārds, e-pasta adrese, tālruņa numurs | Uzņēmuma sistēma | 14 dienas no līguma izbeigšanas 3 gadi no līguma izbeigšanas |
| Paziņojumi, kas nodrošina līguma izpildi | – Parādu paziņojuma nosūtīšana pa e-pastu | Leģitīmās intereses: uzņēmuma kredītriska mazināšana | Vārds, e-pasta adrese, rēķina rekvizīti | Uzņēmuma sistēma | 3 gadi no līguma izbeigšanas |
| Mārketings | – Reklāmas piedāvājumu sūtīšana | Leģitīmās intereses: uzņēmuma apgrozījuma palielināšana | Vārds, e-pasta adrese | Cits pakalpojuma sniedzējs | 3 gadi no piedāvājuma iesniegšanas |
| Pārdošana | – Pārdošanas kontakta meklēšana | Leģitīmās intereses: uzņēmuma apgrozījuma palielināšana | Vārds, e-pasta adrese, sociālā tīkla dati | Cits pakalpojuma sniedzējs | 3 gadi no kontakta izveides |
| Personas datu pārvaldība | – Personas datu dzēšana | No likuma izrietošo saistību izpilde | Vārds, e-pasta adrese, tālruņa numurs, norēķinu konta numurs | Uzņēmuma sistēma | personas dati tiek dzēsti pēc 3,5 gadiem no līguma izbeigšanas, un pēc dzēšanas personalizēts ieraksts nesaglabājas |
| Datu aizsardzības nodrošināšana | – Datu aizsardzības incidentu risināšana | No likuma izrietošo saistību izpilde | Vārds, e-pasta adrese | Uzņēmuma sistēma | 3,5 gadi no līguma izbeigšanas |
| Informācijas drošības nodrošināšana | – Žurnālu un datu izmantošana problēmu izmeklēšanai – Dublējumkopiju izveide | Leģitīmās intereses: uzņēmējdarbības nodrošināšana un izvairīšanās no zaudējumiem | Vārds, e-pasta adrese, tālruņa numurs, klienta kandidāta kandidēšanas dati | Uzņēmuma sistēma | 3,5 gadi no līguma izbeigšanas |
| Programmatūras pārvaldība | – Tehniskas problēmas risināšana | Leģitīmās intereses: programmatūras funkcionalitātes nodrošināšana | Vārds, e-pasta adrese, tālruņa numurs, klienta kandidāta kandidēšanas dati | Uzņēmuma sistēma | 14 dienas no līguma izbeigšanas |
| Sīkdatņu izmantošana | – Sīkdatņu dzēšana | No likuma izrietošās saistības | IP adrese | Uzņēmuma sistēma | Kā norādīts sīkdatņu politikā |
Recrur saglabā personas datus tik ilgi, cik tas ir nepieciešams apstrādes mērķa sasniegšanai. Ja Recrur vēlas glabāt personas datus ilgāk, nekā tas ir nepieciešams datu vākšanas mērķa labad, Recrur anonimizē personas datus tādā veidā, ka datu subjekts vairs nav identificējams.
Ar leģitīmo interešu analīzi var iepazīties, nosūtot attiecīgu pieprasījumu uz e-pasta adresi support@recrur.com.
IV Profila analīze, ieskaitot automātiskos lēmumus
Recrur personas datu apstrādes ietvaros neveic profila analīzi, tostarp automātiskus lēmumus.
V Personas datu izpaušana sadarbības partneriem
Recrur un klienta sadarbības ietvaros var būt nepieciešama personas datu nodošana sadarbības partneriem.
Dati tiek publicēti vai nosūtīti šādiem sadarbības partneriem:
grāmatvedības pakalpojumu sniedzējam;
auditoram;
vietnes administratoram;
servera administratoram;
valsts iestādēm;
mārketinga partneriem;
otram atbildīgajam datu pārzinim, pārsūtot datus.
Sadarbības partneriem ir tiesības apstrādāt personas datus tikai tiktāl, cik tas ir nepieciešams Recrur noteikto mērķu īstenošanai. Sadarbības partneriem ir jāievēro Recrur prasības attiecībā uz personas datu apstrādi.
VI Datu nodošana sadarbības partnerim, kas atrodas trešā valstī
Nododot personas datus sadarbības partneriem, kas atrodas trešā valstī, un personas datu aizsardzības nodrošināšanai tiek piemērota EU-US Data Privacy Framework regula.
VII Jūsu tiesības
Jums ir tiesības saņemt informāciju par datu apstrādes noteikumiem. Darām jums pieejamus datu apstrādes noteikumus, pamatojoties uz šo dokumentu vai atbilstošu pieprasījumu.
Jums ir tiesības iepazīties ar Regulas 15. panta 1. un 2. punktā norādīto informāciju. Vispārīgās personas datu aizsardzības regulas 15. panta 1. un 2. punktā norādīto informāciju darām jums pieejamu, pamatojoties uz šo dokumentu vai atbilstošu pieprasījumu.
Jums ir tiesības pieprasīt personas datu labošanu. Jūs varat labot datus, iesniedzot atbilstošu parakstītu pieprasījumu.
Jums ir tiesības dzēst personas datus (“tiesības tikt aizmirstam”). Jums ir tiesības pieprasīt, lai jūsu personas dati tiktu dzēsti, piemēram, ja esat atsaucis savu piekrišanu datu apstrādei un jūsu datu apstrādei nav cita tiesiska pamata.
Jums ir tiesības ierobežot personas datu apstrādi. Jums ir tiesības pieprasīt personas datu apstrādes ierobežošanu, ja personas datu apstrāde nav atļauta ar likumu vai ja jūs apstrīdat personas datu pareizību. Jums ir tiesības pieprasīt personas datu apstrādes ierobežošanu uz laiku, kas ļauj mums pārbaudīt personas datu pareizību vai ja personas datu apstrāde ir nelikumīga, taču jūs nepieprasāt personas datu dzēšanu.
Jums ir tiesības saņemt personas datus par jums, ko esat mums iesniedzis, un tiesības nodot šos datus citam atbildīgajam datu pārzinim (tiesības uz datu pārsūtīšanu).
Jums ir tiesības jebkurā laikā iebilst pret savu personas datu apstrādi, kas nepieciešama leģitīmu interešu gadījumā, tostarp profila analīzi, pamatojoties uz leģitīmajām interesēm.
Jums ir tiesības iesniegt sūdzību mums, Datu aizsardzības inspekcijā vai tiesā, ja konstatējat, ka personas datu apstrādē ir pārkāptas jūsu tiesības. Datu aizsardzības inspekcijas kontaktus varat atrast mājaslapā https://aki.ee/.
Ja vēlaties sazināties ar mums, lai izteiktu savu lūgumu vai iebildumu, rakstiet uz mūsu e-pasta adresi support@recrur.com. Mēs jums atbildēsim ne vēlāk kā viena mēneša laikā pēc jūsu lūguma vai iebilduma saņemšanas. Ja nepieciešams, varam pagarināt šo termiņu par diviem mēnešiem, ņemot vērā lūguma vai iebilduma sarežģītību un apmēru. Šādā gadījumā par atbildes iesniegšanas termiņa pagarināšanu un kavēšanās iemesliem informēsim vienas dienas laikā no jūsu lūguma vai iebilduma saņemšanas. Saņemot jūsu elektronisko pieprasījumu, mēs jums atbildēsim arī elektroniski, ja vien jūs neizvēlaties citu veidu atbildes saņemšanai.
Mums ir tiesības noraidīt jūsu pieprasījumu izmantot jūsu tiesības, ja nevaram jūs identificēt kā datu subjektu (piemēram, ja saņemam pieprasījumu no personas, ar kuru mums nav klientu attiecību).
Ja mēs neveiksim pasākumus saskaņā ar jūsu lūgumu un iebildumu, mēs informēsim jūs par pasākumu neveikšanas iemesliem ne vēlāk kā viena mēneša laikā pēc jūsu lūguma vai iebilduma saņemšanas un izskaidrosim jums iespēju iesniegt sūdzību uzraudzības iestādēm un izmantot tiesiskās aizsardzības līdzekļus.
VIII Citi nosacījumi
Recrur ir tiesības jebkurā laikā aktualizēt, precizēt un papildināt privātuma politiku, pamatojoties uz grozījumiem tiesību aktos un Recrur sniegtajos pakalpojumos.
Papildināts 11.07.2023. sadarbībā ar DataVie OÜ datu aizsardzības speciālistiem
Mēs augstu vērtējam jūsu privātumu
Izmantojam sīkdatnes, lai uzlabotu jūsu pārlūkošanas pieredzi, nodrošinātu personalizētas reklāmas vai satura nosūtīšanu un analizētu vietnes datplūsmu. Noklikšķinot uz “Atļaut visu”, jūs piekrītat visu sīkdatņu izmantošanai. Lūdzu, ņemiet vērā, ka sīkdatņu atspējošana var ietekmēt vietnes funkcionalitāti un jūs vairs neredzēsit personalizētu saturu.
