Nesen metālrūpniecības uzņēmums Hanza Mechanics pilnībā digitalizēja savu personāla atlases procesu, un kopš tā laika ir sasniedzis ievērojamus ieguvumus. Pateicoties visiem datiem, kas droši glabājas vienuviet, iespējai viegli salīdzināt kandidātus un ievērojami ātrākai personāla atlases procesa norisei, uzņēmums ir piedzīvojis novērtējamus uzlabojumus.
Igaunijas Mašīnbūves rūpniecības asociācijas rīkotā vebināra laikā Hanza Mechanics personāla vadītāja Marika Mašorova (Marika Maschorov) un Recrur dibinātāja un izpilddirektore Marita Alavēli (Marit Alaväli) dalījās pieredzē par personāla atlases procesa digitalizāciju.
Kāpēc digitalizēt personāla atlases procesus ražošanas uzņēmumos?
Recrur dibinātāja un izpilddirektore Marita Alavēli uzsvēra reālo nepieciešamību pēc digitalizācijas un tās izmērāmos ieguvumus uzņēmumiem. Šīs priekšrocības attiecas gan uz organizāciju, gan personāla atlases vadītāju, gan personāla atlases speciālistu.
Ieguvumi personāla atlases speciālistiem: Personāla atlases speciālisti var pārvaldīt visu personāla atlases procesu vienā platformā, atbrīvojot viņus no datu administrēšanas un ļaujot efektīvāk izmantot savu laiku. Programmatūras ieviešana ļauj ietaupīt vismaz 69% laika, kas tiek tērēts administratīviem uzdevumiem, savukārt reāllaika informācijas pārvaldība visā personāla atlases procesā var būt līdz pat divreiz efektīvāka.
Ieguvumi personāla atlases vadītājiem: Vadītāji reāllaikā iegūst pārskatu par personāla atlases procesu un kandidātiem. Viņi var tieši sazināties ar kandidātiem un novērtēt viņus, uzlabojot saziņu ar to nolīgtajiem personāla atlases speciālistiem.
Ieguvumi organizācijai: Personāla atlase tiek pārvaldīta vienotā vidē, savukārt visa informācija tiek glabāta vienuviet. Tas ietaupa laiku un naudu, ļauj izvairīties no strīdiem un soda naudām saistībā ar VDAR jautājumiem un nodrošina, ka organizācija saglabā konkurētspēju, izvērtējot darbā pieņemšanas procesus un pieņemot labākus lēmumus uzlabojumu īstenošanai.
Kādēļ Hanza bija nepieciešams digitalizēt savus personāla atlases procesus?
Uzņēmumam HANZA Mechanics, kas ir daļa no strauji augošās starptautiskās HANZA grupas, pieder rūpnīcas Igaunijā, Zviedrijā, Somijā, Polijā, Čehijā, Vācijā un Ķīnā. Uzņēmums, kas dibināts 1907. gadā, ir biržā kotēts uzņēmums ar 2100 darbiniekiem, no kuriem gandrīz 800 strādā Baltijas apakšgrupā. Tartu strādā 476 darbinieki, Narvā – 260, bet Tartu servisa centrā – 23 darbinieki. 2023. gadā Hanza aizpildīja 164 amata vietas, no kurām vissarežģītākās bija operatoru-uzstādītāju vakances.
Hanza Mechanics Tartu nodarbina 476 personas.
Fotoattēls: Tomass Kelts (Toomas Kelt)
2022. gadā Hanza radās grūtības pārvaldīt informāciju Excel programmā un dažādās vietās – e-pastos, papīra formātā un dažādos darba portālos. Tas lika izpētīt dažādas personāla atlases programmatūras iespējas, lai automatizētu procesus.
Kāds bija Hanza ieguvums no personāla atlases procesa digitalizācijas?
Personāla daļas vadītāja Marika Mašorova norādīja, ka ir svarīgi, lai visi dati tiktu droši glabāti vienuviet, būtu iespēja salīdzināt kandidātus, paātrināt personāla atlases procesu un saziņu ar kandidātiem. Iepriekš karjeras gadatirgos papīra formātā savākto potenciālo kandidātu CV apstrāde aizņēma ilgu laiku, un šajā laikā kandidāti varēja atrast citu darbu. Tagad potenciālie darba meklētāji tiek novirzīti uz karjeras lapu, un viņu dati nekavējoties nonāk Recrur programmatūrā, nodrošinot tūlītēju saziņu. Papīra CV vairs netiek pieņemti nevienā ražošanas struktūrvienībā, un visi pieteikumi iet caur karjeras lapu vai darba portāliem.
Uzņēmumā Hanza ir gandrīz 20 dažādas struktūrvienības, un katrai no tām ir savi meistari un vadītāji. Ja kāds no personāla atlases procesā iesaistītajiem devās atvaļinājumā laikā, kad bija nepieciešams aizpildīt kādu vakanci, personāla atlases speciālistam bija jāsavāc un atkārtoti jānosūta visa informācija. Datu aizsardzības jautājumi, piemēram, kā un kur nosūtīt un uzglabāt informāciju, bija izaicinoši. Process ir būtiski mainījies līdz ar programmatūras ieviešanu. Pieslēgšanās darbā pieņemšanas programmatūrā nodrošina drošu piekļuvi visiem datiem. Gan personāla vadītāji, gan citi vadītāji var viegli uzraudzīt procesus un novērtēt kandidātus. Ir uzlabojusies saziņa ar personāla atlases speciālistiem, un visa informācija ir pieejama vienuviet.
Kā notiek darbinieku atlases process uzņēmuma Hanza Tartu ražotnē?
Nepieciešamība pēc amata aizpildīšanas rodas konkrētā ražošanas struktūrvienībā, un to apstiprina ražotnes vadītājs, kurš izvērtē tā praktisko lietderību, pirms pieprasījums nonāk personāla daļā. Personāla atlases vadītājs ievieto darba sludinājumus dažādās vietās – CV Market un karjeras lapā. Darba sludinājumi tiek automātiski augšupielādēti, un visi pretendenti tiek automātiski novirzīti uz Recrur personāla atlases programmatūru. Ja nepieciešams, tiek veikta arī darba sludinājuma kampaņa sociālajos tīklos. Pēc tam notiek priekšatlase, intervijas un, ja nepieciešams, pārbaudes. Piemērotam kandidātam tiek piedāvāts amats, pārējiem Recrur programmatūra nosūta atbildes, un darbs sākas. Tiek lūgta arī piekrišana saglabāt kandidātus talantu sarakstā, kas ļauj viegli atkārtoti uzaicināt pieteikties vakantajiem amatiem nākotnē.
Kā uzņēmumā Hanza tiek ieviesta personāla atlases programmatūra?
Programmatūras izvēle tika aprakstīta kā demokrātisks process, kura ietvaros uzņēmuma darbinieki izmēģināja dažādas personāla atlases programmatūras, un Recrur tika izvēlēta tās vienkāršības un lietošanas ērtuma dēļ. Lai visi darbinieki spētu prasmīgi izmantot programmatūru, ir nepieciešami aptuveni trīs mēneši, lai gan tas var prasīt ilgāku laiku. Skatoties atpakaļ, vadītāji atzīst, ka dzīve ir kļuvusi daudz vieglāka un ir ietaupīts daudz laika, un brīnās, kāpēc viņi jau agrāk nav sākuši lietot personāla atlases programmatūru. Marika piebilda, ka vadītāju attieksme pret jauniem rīkiem būtiski ietekmē to, cik ātri tiek pieņemta personāla atlases programmatūra.
Sazinieties ar Maritu Alavēli, lai uzzinātu, kā Recrur personāla atlases programmatūra var sniegt konkurences priekšrocības jūsu uzņēmumam.
Marita Alavēli, Recrur izpilddirektore un dibinātāja: marit@recrur.com
