Personāla atlases procesa efektivitāte tieši ietekmē uzņēmuma rezultātus, raksta Marita Alaveli, pirmās Igaunijā izstrādātās personāla atlases programmatūras uzņēmuma Recrur.lv dibinātāja un izpilddirektore.
Ļoti bieži uzņēmumos un organizācijās tiek vērtētas darbības, kas tieši ietekmē izvirzītos mērķus – pārdošanu, mārketingu, ražošanas apjomu, finanšu rezultātus utt. Darbības, kas saistītas ar darbinieku pieņemšanu darbā, daudzos uzņēmumos joprojām tiek uzskatītas par atbalsta pakalpojumiem, un diemžēl daudzi neizprot šī tā sauktā atbalsta pakalpojuma nozīmi un tiešo ietekmi uz organizācijas mērķu sasniegšanu.
Saskaņā ar Recrur aptauju tikai 32% Baltijas uzņēmumu ir noteikuši vērtēšanas rādītājus, kurus tie uzskata par svarīgiem, lai uzlabotu personāla atlases procesa efektivitāti. Tādējādi arī praksē nav ierasts apkopot un mērīt datus, kas ir svarīgi personāla atlasē, proti, darbinieka tā sauktā dzīves cikla pirmo daļu. Tiesa, uzņēmumos ir vērojams šis virzības kurss, un ir arī patiešām labi paraugi, kas pastāvīgi uzlabo un efektivizē savu rekrutēšanas procesu.
Ko mērīt un kāpēc?
Viss sākas ar uzņēmuma mērķi un stratēģiju. Kad virziens ir skaidrs un mērķi noteikti, ir iespējams noteikt arī mērķus personāla atlasē, sākizstrādāt rekrutēšanas stratēģijas un plānus un tādējādi atlasīt arī vērtēšanas kritērijus.
Diezgan bieži dzirdam, ka cilvēki, kas nodarbojas ar personāla atlasi, nezina, cik daudz atlases procesu uzņēmumam ir gadā, kādi rekrutēšanas kanāli ir noderīgi konkrēta uzņēmuma un amata vietas aizpildīšanai vai cik ilgs laiks vidēji nepieciešams, lai aizpildītu amata vietas. No vienas puses, var iztikt arī bez šādas faktiskās informācijas, bet, ja uzņēmumam ir ambiciozi izaugsmes vai paplašināšanās mērķi, tad ir ļoti svarīgi izmērīt, kas rekrutēšanas procesā darbojas, kas nedarbojas un kas ir jāuzlabo. Pirmkārt, tas palīdz pašiem personāla atlases speciālistiem saprast, kā labāk un efektīvāk veikt savu darbu.
Visas jomas, tostarp rekrutēšana, ir saistītas ar mērķu sasniegšanu. Piemēram, ražošanas uzņēmumā ir ļoti svarīgi, lai pie ražošanas līnijas īstajā laikā strādātu īstā persona ar īstajām prasmēm. Ja rekrutēšanas darbības tiek veiktas hektiski un netiek regulāri mērītas, tad ir ļoti grūti paredzēt, cik daudz laika būtu jāatvēl jauna darbinieka atrašanai vai kādos kanālos vērts ieguldīt. Tas tieši ietekmē uzņēmumu un tā rezultātus.
Kā izvēlēties pareizos rādītājus?
Katram uzņēmumam un nozarei ir savas atšķirības, tāpat kā jaunu darbinieku pieņemšanā darbā. Tas, ko mēra citi uzņēmumi, var nebūt vērtīgs jūsu personāla atlases komandai.
Izvēloties rādītājus, jāņem vērā sekojošais:
● Kādu problēmu mēģina atrisināt personāla atlases process?
● Kāda ir uzņēmuma specifika, kas var ietekmēt personāla atlases procesu?
● Kāpēc šī informācija ir svarīga? Vai tas ir tikai skaitlis, vai arī, apkopojot un analizējot šos skaitļus, jūs varat izdarīt svarīgus secinājumus, lai padarītu jūsu personāla atlases procesu efektīvāku un jūsu uzņēmums strādātu labāk?
● Vai papildus skaitliskajiem rādītājiem ir svarīga arī personāla atlases kvalitāte – atgriezeniskā saite no kandidātiem u.tml.?
Daži svarīgi, bet tajā pašā laikā universāli rādītāji:
1. Kandidātu skaits pret kvalificēto kandidātu skaitu
Biezi tiek mērīts kandidātu skaits uz vakanci. Šeit būtu vērts paskatīties soli tālāk un izmērīt arī to, cik no šiem kandidātiem atbilst attiecīgajam profilam.
2. Amata vietas aizpildīšanas laiks
Par vidēju amata vietas aizpildīšanas laiku tiek uzskatītas 42 dienas. Tas gan nav akmenī cirsts skaitlis un ir atkarīgs no situācijas darba tirgū, nozares un ieņemamā amata prasībām. Sākuma punkts var būt laiks, kad rodas nepieciešamība pēc jauna darbinieka vai rekrutēšanas darbību uzsākšanas laiks, bet beigu punkts var būt darba līguma noslēgšanas brīdis. Šāda laika mērīšana sniegs ļoti labu ieskatu nākotnē par to, kādu laiku varētu vai vajadzētu ņemt vērā, aizpildot līdzīgu amatu. Tas gan personāla atlases speciālistiem, gan personāla atlases vadītājiem palīdz labāk plānot savu darbu un aktivitātes.
3. Efektīvs kanāls amata vietas aizpildīšanai
Bieži ir vērojama situācija, ka ir publicēts darba sludinājums, bet darbinieku atlases speciālisti sūdzas, ka nav piemērotu kandidātu vai kandidātu nav vispār. Šeit pirmais ieteikums ir pārskatīt, kādos kanālos sludinājumi tiek publicēti un vai ir kādi citi kanāli, kurus varētu izmantot, lai aizpildītu konkrētu amata vietu. Pēc tam sāciet izvērtēt, kurš kanāls piesaista amata kandidātus un kurš piesaista kvalificētus kandidātus. Tas dos jums iespēju kritiski izvērtēt, kuros kanālos ir vērts ieguldīt nākotnē un kuros nav vērts. Piemēram: papildus darba sludinājumu portāliem darba piedāvājumus var ievietot uzņēmuma karjeras lapā, kā arī sociālo mediju kanālos.
4. Sākotnējais kontakts ar kandidātu
Strauji mainīgajā pasaulē ir ļoti svarīgi ātri sazināties ar kandidātiem. Cilvēki, kuri aktīvi piesakās, visticamāk, arī aktīvi meklē jaunu darbu. Lai gan pašreizējā ekonomiskā situācija ir sarežģīta un, no malas raugoties, kandidātu trūkumam drīzāk nevajadzētu būt, labu kandidātu, kas attaisnotu cerības, ir maz. Mērot laiku no kandidāta pieteikšanās konkursam līdz sākotnējam kontaktam, ir iespējams novērtēt situāciju darba tirgū, kā arī to, vai turpmāk varētu rīkoties ātrāk.
5. Laiks, kas kandidātiem nepieciešams, lai pārietu no viena rekrutēšanas procesa posma uz citu
Ja vidējais personāla atlases laiks mēdz ievilkties, ir lietderīgi izmērīt un analizēt, cik ilgs laiks nepieciešams, lai veiktu vienu vai otru rekrutēšanas posmu, un pēc vajadzības procesu pielāgot. Sekas, no kurām jāizvairās, ir labu kandidātu zaudēšana ilgā rekrutēšanas procesa dēļ.
6. Kandidātu skaita maiņa no viena rekrutēšanas posma uz nākamo
Ja iepriekš norādīju uz laika aspektu, tad kā nākamo iesaku mērīt un analizēt, cik daudz kandidātu pāriet uz nākamajiem posmiem un kurā posmā ir vislielākais atbiruma procents. Piebilde: jums vienmēr vajadzētu skatīt ne vien skaitļus, bet arī iemeslus. Piemēram, ja tikai daži cilvēki nokārto mājasdarbu posmu, tad būtu saprātīgi novērtēt, vai uzdevums bija atbilstošs un ne pārāk laikietilpīgs.
Viena izplatīta kļūda, uz kuru kandidāti ir norādījuši, ir tā, ka mājasdarba uzdevumā viņiem tiek lūgts izveidot savu vīziju, kurā neveiksmīgais kandidāts atklāj savas labākās idejas un pēc tam ir vīlies, ka uzņēmums tās izmantojis. Tā rezultātā daudzi ir atteikušies vispār no mājasdarbu pildīšanas. Vēl viens izplatīts iemesls ir tas, ka mājasdarbi ir tik laikietilpīgi, ka kandidāts to vienkārši nespēj veikt.
7. Amata vietas aizpildīšanas izmaksas
Iepriekšējie punkti vairāk stāstīja par laika nozīmi un atlases posmiem, taču nevar aizmirst arī naudas tēmu. Jebkurš rekrutēšanas process ir saistīts ar izmaksām, vai, pozitīvāk izsakoties, tas ir ieguldījums. Šīs izmaksas jāaprēķina, pamatojoties uz atlases speciālista darba laiku, vadītāja vai vadītāju darba laiku, ko viņi patērē, piemēram, intervijām, darba sludinājuma izveidošanai, darba piedāvājuma publicēšanai darba sludinājumu portālos utt. Lai saskaitītu visas izmaksas, iesaku soli pa solim iziet rekrutēšanas procesu un katram posmam atsevišķi pierakstīt izmaksas.
8. Atsauksmes no kandidātiem
Personāla atlase ir sadarbība starp trim pusēm – personāla atlases speciālistiem, vadītājiem un kandidātiem. Ja iepriekšējie rādītāji koncentrējās uz uzņēmuma skatījumu uz darbinieku atlases procesu un tā novērtējumu, tad nevajadzētu aizmirst arī kandidātus un viņu novērtējumu.
Jo vairāk kandidātu tiek iesaistīti procesā, jo lielāka ir viņu uzticība uzņēmumam. Pēc konkursa beigām, ja iespējams, jums vajadzētu visiem pretendentiem palūgt atsauksmes par rekrutēšanas procesu. Iesaku izmantot NPS (net promoter score) metodi, kā arī veikt intervijas pa tālruni pēc nejaušības principa.
Kā minēts iepriekš, jums vienmēr vajadzētu aplūkot skaitļus un mēģināt noskaidrot, kas aiz tiem slēpjas. Iesaistot kandidātus personāla atlases procesa uzlabošanas posmā, palielinās kandidātu uzticība uzņēmumam, un tie labie kandidāti, kuri šoreiz netika atlasīti vai kādu iemeslu dēļ paši izvēlējās citu darba devēju, turpinās pieteikties arī turpmāk.
Visbeidzot, tieši tagad, jaunā gada sākumā, ir īstais brīdis pārskatīt, vai organizācijas rīcībā ir visi nepieciešamie rādītāji, lai novērtētu darbinieku atlases procesu. Un, ja vēl nav, tad ir īstais laiks spert soli efektīvākas personāla atlases virzienā.
